Souvent, nous ressentons le sentiment déplaisant d’être mal organisé. Nous organisons notre semaine et le vendredi, nous continuons de courir. Le lundi suivant, nous nous surprenons encore à voir figurer sur nos priorités les projets de la semaine passée. Mon objectif ici n’est pas de vous proposer des recettes toutes faites, mais des outils à adapter à notre quotidien, des outils déjà testés qui m’ont permis de m’organiser malgré le nombre élevé de tâches que j’accomplis toutes les semaines.

Pourquoi gérer son temps ?

La gestion du temps permet d’utiliser efficacement notre temps, d’organiser notre vie privée et notre vie professionnelle en fonction de l’urgence ou de l’importante qu’elles ont. Établir les priorités nous aide à consacrer notre temps et notre énergie là où il y a le plus de nécessité.

14 outils pour nous aider à gérer notre temps

1. Dresser ma liste de priorité

Il est difficile de gérer notre temps si nous ne connaissons pas nos tâches ni ne connaissons nos priorités. Dresser notre liste de priorité nous aide à distinguer l’urgence de l’essentiel. Planifier en commençant par établir une liste pour la journée, et pour la semaine plus tard voire le mois et l’année. En cela, le Graphique d’Eisenhower peut nous être d’une grande utilité. Cliquez sur le lien suivant pour en savoir un peu plus : Graphique d’Eisenhower

2. Se fixer des objectifs

L’une des questions que je pose souvent aux membres des équipes avec lesquelles je travaille est la suivante : quelles sont nos attentes ? Cette question a un sens pour moi, car pour planifier sa journée ou son mois, il faut avoir des objectifs. Sans objectifs, nous ne pouvons rien faire, même pas une planification.

3. Utiliser un agenda

Pour certaines personnes, utiliser un agenda peut paraître désuet. Pourtant l’agenda est un excellent outil pour une bonne gestion du temps. Il y a l’agenda physique, mais aussi l’agenda virtuel. Les deux sont efficaces et nous permettent d’être efficaces dans les temps. Matthieu Desroches sur son site explique l’importance de l’agenda dans la gestion du temps .

4. Gérer les médias sociaux

Les notifications qui entrent et qui sortent nous distraient dans la gestion de notre temps. Que ce soit Facebook, whatsapp ou les autres, nous ne mesurons pas à quel point, ces réseaux bouffent notre temps et fatiguent notre mémoire. Une des solutions pour la gestion des réseaux sociaux consiste à fermer les notifications et à réserver des plages horaires pour la consultation des médias sociaux.

5.     Apprécier les petites tâches

Sectionnez les tâches de longue haleine, surtout lorsqu’elles sont exigeantes. Parfois il est mieux de commencer un projet qu’on perçoit comme une série de petites tâches et non comme un grand supplice.

6.     Disposer de temps libre

 Si vous voulez être efficaces dans votre travail, évitez les excès de zèle. Travaillez de manière juste et équitable. Parfois nous pensons si facilement que pour être efficace il faut aller dans les extrêmes, être zélés. Travailler en équilibre permet d’être efficace et de mieux gérer son temps. Si vous ne vous accordez pas assez de loisirs, vous serez incapables de donner le meilleur de vous-même. Vous donner des petits temps de pause dans votre horaire vous évite l’éparpillement dans votre travail.

7.     Prendre toujours votre temps

Évitez d’être paniqué même lorsqu’une surprise surgit dans votre programmation. Même lorsqu’il ne vous reste que peu de temps, Restez calme. En cherchant à tout prix à en finir au plus vite, vous bâclez votre travail et vous perdrez du temps parce qu’un travail mal accompli nous perd largement du temps. Un travail fait à la hâte ne produit rien de bon.

8.     Optimiser vos journées

Il y a un adage qui dit que le temps c’est de l’argent. Cet adage s’adresse à tout le monde, peu importe le titre qu’il occupe, car perdre souvent son temps, c’est perdre de l’argent. Apprenons à utiliser convenablement chaque minute. Une pratique que j’exerce souvent dans le cadre de mes critiques littéraires, c’est lire dans l’autobus. Lorsque je dois passer trente minutes dans un autobus, j’utilise mon temps en lisant ou bien en consultant mes messages. Apprenons à gagner chaque minute qui s’offre à nous.

9.     Établir des limites

Il est toujours important d’établir des limites si l’on veut respecter son temps de travail. Il y a ainsi plusieurs façons de se comporter avec notre entourage. Afin de pouvoir mieux vous concentrer, vous pouvez par exemple filtrer les coups de fil, montrez à votre entourage que vous êtes occupés à ce moment-là.

10. Prendre des pauses

N’oubliez pas de prendre des pauses. Gratifiez vos périodes de travail intense avec de petites pauses. Vous n’êtes pas un esclave du travail. Votre cerveau est avant tout un muscle. Il doit se détendre. Vous avez vos limites aussi et il faut savoir les respecter.

11. Mettre un peu de peps dans votre quotidien

Ne devenez pas un bourreau du travail. Organisez votre calendrier en tenant compte de tout : travail, exercice physique, restaurant, famille et amis. Créez une rubrique des imprévus dans votre calendrier. Cela vous permettra de loger des évènements non planifiés. Un horaire surchargé est improductif.

12. Dire non quand cela bouleverse notre ordre de priorité

Nous disons souvent oui ! Pour faire plaisir. Dans la gestion du temps, dire oui sans réfléchir fait perdre du temps alors que chaque heure est précieuse. Dites non quand vous ne pouvez. Dites non pour éviter le surmenage.

13. Ne pas se disperser

Une activité à la fois. Nous avons tendance à penser qu’accomplir plusieurs tâches au même moment est bon pour la santé de la gestion du temps. Souvenons-nous de cet adage qui stipule ceci : Qui trop embrasse mal étreint. Faire plusieurs choses conjointement nous disperse et nous fait perdre énormément du temps. Une personne qui fait plusieurs choses à la fois n’est pas efficace. Pour le spécialiste des neurosciences Earl Miller, il est totalement impossible de se concentrer sur plus d’une activité à la fois.

14. Apprendre à déléguer

Nous devenons parfois nos propres dictateurs sans le savoir. Nous sommes PDG, comptable, secrétaire, réceptionniste… Ça ne peut pas marcher. Pour une organisation qui commence et qui n’a pas de personnel, cela peut se comprendre. Mais très tôt, apprenons à déléguer (faire confiance). Cela nous évite de tenter de faire nous-mêmes et d’échouer brillamment.